我是上海一家做電子產(chǎn)品出口的小公司負責人，上個月剛完成一筆到東南亞的訂單，現(xiàn)在要辦出口退稅，之前沒接觸過，聽同行說資料不對會被打回好幾次，拖好久才能拿到錢。我想知道到底要提供哪些資料？有沒有分批次提交的順序？還有，我們公司是第一次辦退稅，是不是有些資料要特別注意？比如報關單和發(fā)票的信息要完全一致嗎？另外，有沒有什么容易漏的小細節(jié)？比如提單或者裝箱單要不要也提供？麻煩詳細說下，謝謝！
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出口退稅資料準備需緊扣“四流一致”原則（合同、發(fā)票、報關單、收匯），前置審核是避免被打回的核心：首先核對報關單“出口口岸”“商品編碼”與合同、發(fā)票是否完全匹配，商品編碼需確認是否屬于退稅范圍（可通過海關總署官網(wǎng)查詢）。
核心申報資料分兩類：**必備法定單證**和**內(nèi)部支撐資料**。法定單證包括：1. 出口貨物報關單（退稅專用聯(lián)，需海關驗訖章）；2. 增值稅專用發(fā)票（抵扣聯(lián)，需認證通過180日內(nèi)申報）；3. 出口收匯電子底賬（無紙化申報無需紙質核銷單）；4. 稅務監(jiān)制出口發(fā)票。內(nèi)部支撐資料需留存?zhèn)洳椋嘿忎N合同、裝箱單、提單、運單等。
節(jié)點銜接需注意：報關單上傳電子口岸后，同步完成增值稅發(fā)票勾選確認；收匯后15日內(nèi)完成外匯核銷登記，三者時間節(jié)點需匹配（建議報關后30日內(nèi)認證發(fā)票）。
異常預案：若報關單與發(fā)票信息不一致，需聯(lián)系海關更正（提供情況說明及證明）；收匯延遲可申請“無收匯申報”（需符合境外疫情等特殊情形）；首次函調需準備完整購銷鏈資料（上游采購憑證、下游收匯提單）。
合規(guī)落地建議“預申報+正式申報”兩步走，預申報通過電子稅務局校驗后再提交正式資料；所有資料裝訂成冊，留存至少5年備查。
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出口退稅中報關單“退稅專用聯(lián)”是核心憑證，需核對商品編碼前8位與發(fā)票一致，若有小數(shù)點后差異需確認是否為同一商品；出口口岸需與實際離境口岸匹配，不得用代理口岸（特殊貿(mào)易除外）；成交方式需與合同、發(fā)票一致（如FOB需扣除運費保費）。信息有誤需發(fā)起海關改單申請，提供原始報關單、更正說明及補充協(xié)議，改單周期3-5工作日，超申報期限需申請延期。
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物流環(huán)節(jié)需提供提單（或運單）及費用憑證：提單發(fā)貨人需與退稅主體一致，TO ORDER提單需背書；海運提單需船公司/代理公章，空運運單需航空公司確認章；運費、保費憑證需與報關單對應（CIF成交需提供運費發(fā)票及保費保單）。貨物中轉需提供中轉港裝箱單及中轉證明，避免因“非直接離境”拒退。
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稅務端需關注增值稅發(fā)票認證抵扣及四流一致：發(fā)票貨物名稱需與報關單核心特征匹配，數(shù)量需一致（損耗需提供說明）；稅率需符合退稅率（如13%稅率商品退稅率13%或11%，需查商品編碼）。函調需準備上游采購合同、發(fā)票、付款憑證，下游銷售合同、提單、收匯憑證，形成購銷鏈閉環(huán)，避免資金回流風險。
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收匯環(huán)節(jié)需提供電子收匯憑證及外匯核銷記錄：收匯金額需與報關單FOB金額匹配（差額需說明傭金/折扣）；收匯時間需在報關出口后180日內(nèi)（特殊情形可延期）；收匯方式需與合同一致（L/C需提供信用證副本及議付單據(jù)）。延遲收匯需在外匯局做延期登記，退稅申報時提供證明。
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合同是退稅基礎支撐：買賣雙方需與退稅主體、報關單發(fā)貨人/收貨人一致；貨物描述需包含名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價總價，與報關單、發(fā)票一致；貿(mào)易術語需與報關單成交方式一致；合同需加蓋雙方公章，電子合同需提供電子簽名證明，補充協(xié)議需與主合同一并留存。
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單證備案需留存資料至少5年：出口報關單復印件、增值稅抵扣聯(lián)復印件、電子收匯憑證復印件、出口發(fā)票復印件、購銷合同復印件、提單/運單復印件、裝箱單復印件。資料需按申報批次裝訂，每批次對應一致，缺失需補充（如提單丟失需船公司補單證明），審計需檢查四流一致，不一致需及時調整申報。
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